Vannak olyan írásbeli kommunikációs workshopok, ahol szinte az alapoktól kezdjük a közös munkát. És vannak olyanok, ahol már az első egyeztetésnél látszik, hogy egy szervezet sokat foglalkozott azzal, hogyan szeretne kommunikálni.
A Magyar Diáksport Szövetségnél már megvoltak az alapok. Sőt, ennél jóval több is: részletes, átgondolt elvárásrendszer segítette a belső és külső írásbeli kommunikációt. Nem új szabályokat kellett tehát kitalálnunk, hanem azt kellett megnéznünk, hogyan lehet a meglévő kereteket még következetesebben és a mindennapi helyzetekben is jól használhatóan működtetni.
Nem a nulláról indultunk
Ritka és kifejezetten jó helyzet, amikor egy szervezetnél nem az alapoktól kell felépíteni az írásbeli kommunikáció szabályait.
Az MDSZ-nél már kialakultak azok a szempontok, amelyek mentén a szervezet a levelezését, a belső kommunikációját és a különböző hivatalos helyzeteket kezelte. A közös munka ezért nem arról szólt, hogy mindent újragondoljunk.
Inkább arról, hogy külső szemmel is ránézzünk arra, ami már működik.
Hol egyértelműek a keretek? Hol lehet szükség pontosításra? Vannak-e olyan szabályok, amelyek papíron világosak, a hétköznapi helyzetekben viszont többféleképpen értelmezhetők? És hogyan lehet úgy egységesebb kommunikációt kialakítani, hogy közben ne szülessen egy merev, minden helyzetre ugyanazt a választ adó szabálykönyv?
Tulajdonképpen erről szól az írásbeli kommunikációs állapotfelmérés és fejlesztés is: megnézni, hogyan működik jelenleg egy szervezet írásos kommunikációja, és nem lecserélni, hanem továbbfejleszteni azt, amire már lehet építeni.
Auditból műhelymunka
Az előzetesen megismert anyagok jó kiindulópontot adtak ahhoz, hogy a workshopon már ne általánosságokról beszéljünk.
Nem az volt a kérdés, hogy „hogyan kell jól e-mailt írni”. Sokkal érdekesebb kérdések kerültek elő: hogyan alkalmazható ugyanaz az elv eltérő kommunikációs helyzetekben, mikor indokolt formálisabb vagy közvetlenebb hangnem, mit jelent a gyakorlatban a következetesség, és hol van szükség egyértelmű közös keretekre.
A cél nem az volt, hogy én kívülről megmondjam, hogyan kell az MDSZ-nek kommunikálnia. A már meglévő rendszerhez tettünk hozzá új szempontokat, kérdéseket és gyakorlati nézőpontokat.
Nemcsak vezetői szempontok
Különösen jó volt látni, hogy ebben nemcsak a vezetői szempontok kaptak helyet. A kollégák tapasztalatai, kérdései és visszajelzései ugyanúgy alakították a közös gondolkodást – ettől lett valódi műhelymunka a napból.
Ez szerintem különösen fontos akkor, amikor egy szervezet egységes kommunikációs elvárásokat szeretne kialakítani.
Egy szabály ugyanis lehet szakmailag teljesen indokolt, de végül azoknak kell nap mint nap alkalmazniuk, akik leveleket írnak, válaszolnak, egyeztetnek, információt kérnek vagy adnak tovább. Az ő tapasztalataik nélkül könnyen megszülethet egy szép dokumentum, amely a gyakorlatban már kevésbé működik.
Itt viszont valóban közösen lehetett végiggondolni, mi az, amit érdemes megtartani, mit kell pontosabban megfogalmazni, és hol segíthet egy egységesebb megközelítés.
Finomhangolás, nem újrakezdés
Talán ez írja le legpontosabban az MDSZ-szel végzett munkát.
A már meglévő írásbeli kommunikációs alapokat és kereteket vettük górcső alá: a közös műhelymunka ezek pontosításáról, finomhangolásáról és a mindennapi helyzetekhez igazításáról szólt.
Az ilyen fejlesztésnek számomra éppen az az egyik legérdekesebb része, hogy nincs hozzá minden szervezetre érvényes kész recept. Nem feltétlenül újabb és újabb szabályokra van szükség, hanem arra, hogy időnként megnézzük: amit korábban kialakítottunk, az valóban úgy működik-e a hétköznapokban, ahogyan szeretnénk.
Az MDSZ-nél volt mire építeni. A feladat az volt, hogy ezt a meglévő rendszert közösen gondoljuk tovább.
Köszönöm a Magyar Diáksport Szövetség csapatának a bizalmat, a nyitottságot és az aktív közös munkát.
Ha akarod, következőnek megadom ugyanehhez egyben a slugot, meta title-t, meta descriptiont és a kezdőlapi rövid referencia-szöveget is, egymás alá, hogy csak másolnod kelljen.